Prof. Dr. İlker ÖZDEMİR Hocanın PLANLAMA TEKNİKLERİ DERS NOTLARI

PLANLAMA VE PLANLAMA TEKNİKLERİ

Planlama; neyin, ne zaman , nerede, nasıl ve kim tarafından yapılacağının önceden belirlenmesidir.

Planlama, yönetimin 6 değişik fonksiyonundan ilkidir. Bu fonksiyonlar sırasıyla;

1. Planlama,

2. Organizasyon,

3. Yürütme (emir-komuta)

4. Kontrol

5. Koordinasyon, eşgüdüm

6. Yönetici yetiştirilmesi

Planlama teknikleri bir kuruluşta ne zaman kullanılmalıdır?

a) İş çok büyük ya da karmaşık ise,

b)Yönetim kademesindeki kişiler bu teknikleri biliyor ve benimseniyorsa.

1. Planlamanın Özellikleri

1. Planlama bir seçim ve tercih sürecidir.

2. Plan bir kararlar toplamıdır.

3. Plan geleceğe yöneliktir. Amaca ulaşmak için bir süre gereklidir.

4. Planlamada ileriyi doğru görmenin önemi fazladır.

5. Plan bilinçli bir seçim sürecidir.

6. Planlama yönetimin belirleyici veya yasalaştırıcı nitelikte işlevidir.

2. Planın Yararları

1. Zaman ve emek savrukluğunu azaltır.

2. Yöneticinin dikkatini amaca yöneltir.

3. Uyumlu çalışma olanağı sağlar.

4. Çabaların amaca uygunluğunun denetlenmesine ortam sağlar,

5. Olumsuz etkenler önceden görülüp önlem alınabilir.

6. Rasyonel kural ve yöntemlerin geliştirilmesine yardımcı olur.

7. Yetki devrini kolaylaştırır.

8. Denetimin standartlaşmasına katkı sağlar.

3. Planın Sakıncaları

1. Gerekli işgücü ve araçlar kaliteli ve pahalıdır.

2. Amaçlardan çok dilek ve istekleri içerir.

3. Kişiyi bir ölçüde gelecekte yaşatır ve bugünü unutturur.

4. Uygulayıcıların girişim gücünü azaltır.

5. Getirdiği yeni düzene direnmeler olur.

6. Yeterli hız ve doğrultuda yapılamayan planların amaca ulaşması güçleşir.

7.Planın kapsadığı süre ve ayrıntı derecesi çeşitli olup sakıncalar doğurabilir.

4. Yönetici Açısından Serimlerle Planlama

1. Yönetimde kolayca işbölümü yapılabilir. Yetki devri, koordinasyon, denetim ve yürütme süreçleri daha

kolay yapılabilir.

2. Benzer işlerde benzer planlar yapılır. Bu da planlamayı sistematik hale getirir.

3. Yöneticinin ilgilendiği işlemleri başlama, bitiş, işgücü ve masraf konularında daha belirginleştirir.

4. Süre, masraf akışı, işgücü, ekipman, hammadde gibi verilerin ilk tahmini yapılabilir nitelikte değilse,

verileri önceden değiştirmek olanağı vardır.

5. Hiyerarşinin her düzeyinde sorumlulukları belirlemek olanağı vardır. Bu sorumluluklar serimde

departmanlara göre ayrı renklerde gösterilebilir.

6. Diğer planlama çalışmalarına göre serimlerle planlama daha az kuramsal, daha çok uygulamaya yöneliktir.

7.Periyodik izleme raporları ile yatırım, kaynak, (işgücü, ekipman, malzeme, para, v.s.). süre, masraf, ara

hedefler yönünden sistematik olarak denetlenir ve normal sapmalarda gerekli düzeltici önlemler alınır.

8. Yönetici, kaynak kullanımı yönünden şu kolaylıkları sağlayabilir;

- Bolluklu işlemlerdeki kaynaklar, kritik işlemlere aktarılabilir. Bunun için de kaynakların kullanım

esnekliği araştırılmalıdır.

- Değişik yatırımlarda ortak kaynak kullanımını planlama olanağı verir

- İşlemlerin fiziki özelliklerini daha ayrıntılı araştırma gereğini doğurur. İş akışı analizine ve yöntem

değişimine ortam hazırlar.

Bütün bunların yanında;

a) Serimle planlama tekniklerinin yalnızca araç olup olmadığı,

b) Giderlerin zamanla değişimi önemli olduğundan ayrı bir hesabı gerektirdiği,

c) Bu tekniklerin hiçbir zaman kendi uygulayıcısından daha iyi olamayacağı,

d) Yeniliklere karşı uygulayıcılarda her zaman tepki gösterileceği unutulmamalıdır.

6. Planlama Teknikleri

Başlıca iş programlama ve planlama teknikleri şunlardır;

1. Çubuk diyagramlarıyla planlama ( Bar Charts-Gantt Chart)

2. CPM – Kritik Yol Yöntemi (Critical Path Method)

3. PERT – Seçenekli Değerlendirme Yöntemi (Program Evaluation and Review Technique)

4. Kutu Diyagramlarıyla Planlama (Precedence Diagram)

5. L.O.B. Denge ve Devre Diyagramlarıyla Planlama

6. Kaynak Kullanımı / Kaynak Atama Yöntemleri (Resource Allocation / Resource Assignment)

6.1. Çubuk Diyagramları

Planı yapılan projenin işlemleri birer yatay çubuk şeklinde bölümlenmiş bir tablo üzerinde, birbirini

izleyecek tarzda çizilir. En son işlemin bitiş noktası, aynı zamanda projenin tamamlanma süresini verir. Çok

sağlıklı bir planlama türü değildir, ancak çok basit olarak projenin akışının kontrolünü mümkün kılabilir.

6.2. CPM (Kritik Yol Metodu)

Bir yatırımın planlamasında, yatırımın unsurlarını oluşturan ana faaliyetlerin, süre, maliyet ve

kapasite bakımından programa ve neticeye etkime miktarlarının bilinmesi çok önemlidir. Yatırımın istenen

süre içinde ve ekonomik olarak gerçekleştirilmesi için hangi işlerin daha kontrollü yapılmasının zorunlu

olduğunu da bilmek şarttır. Bu sebeple, yatırım ve işletmelerin,modern teknolojinin hızla geliştiği bu çağda

her türlü imkanlardan faydalanarak geniş maksatlı programlara göre yapılması gerekmektedir. Hazırlanan

programlar,

1. Kısa vadeli (stratejik) planlar,

2. Uzun vadeli (taktik) planlar,

olmak üzere iki grupta yapılmaktadır.

Her cins yatırımlara uyabilen ve sonuçlarına etkili olan yeni metodların geliştirilmesine gerek

duyulmuştur. Kritik yörünge (CPM) VE PERT metotları bu ihtiyaçlardan doğan modern planlama

metotlarından ikisidir. Her iki metodun ana prensibi, insanın aklını kullanarak günlük hayatta yaptığı işlerin

metodik olarak değerlendirilmesidir.

6.3. PERT (Seçenekli Değerlendirme) Yöntemi:

Kritik yörünge (CPM) ile programlamada, serimin tüm işlemlerinin sürelerinin bilinmesine ihtiyaç

vardır. Bazı yatırımlarda, serimin bazı işlemlerinin süreleri tam olarak bilinemez. Eğer süresi belirsiz olan

bu işlemler kritik yörünge üzerinde değilse ve bulunduğu düğüm noktalarında büyük bolluklar varsa, gene

kritik yörünge metodu ile programlama yapılabilir. Ancak iş programında zorlamalar, kapasite dengelemesi

ve maliyet hesabı gibi irdemeleri yapılamaz.

Eğer işlem süreleri belli olmayan işlemler kritik yörünge üzerinde ise, artık yatırımın tamamlanma

süresinin bile tayini mümkün değildir. Bu hallerde yatırımların planlanması PERT metodu ile yapılmalıdır.

Çünkü bu metotta belirsiz süreler, ihtimaller hesabına göre, hesaplanabilmekte ayrıca düğüm noktaları ile

yatırımın toplam süresinin programa göre yüzde kaç ihtimalle tamamlanabileceği de bulunabilmektedir. Bu

metot uzun zamanlı, elemanları süre ve iş bakımından pek çok şartlara bağlı olan karışık yatırımlarda çok

kullanılmaktadır.

PERT metodu, süreleri tam bilinemeyen işlemlerin programda göz önüne alınmasını sağladığından

kapsamı, kritik yörünge metoduna nazaran daha geniştir. Kritik yörünge (CPM), PERT metodunun özel

hallerinden biridir.

Uygulamada Karşılaşılan Güçlükler:

1- Yatırım izlenirken, işlemlerdeki süre değişikliklerinin kontrolü ve programa aktarılması gerekir. Bu işlem,

kontrol ve revizyon işlemi olarak adlandırılır.

2- Sonradan yapılacak ekleme ve çıkarmaların çözümlenmesi istenir.

3- Çalışılamayan günlerin programa aktarılması gerekir.

4- Başlangıç ve bitme ara terimlerinin istenilmesi de başka bir zorluktur.

Serimde Kontrol ve Revizyon Yapılırken:

_ Belirli aralıklarla işyerine gidilir, yapılan ve tamamlanan işlerin durumları izlenir.

_ Biten işlemler, ilk serim üzerinde sıfır süreli ,işlemler olarak kaydedilir,

_ Devam eden işlemler, o işlemin bitmesi için gerekli olan sürelerle tanımlanır,

_ Henüz başlamamış olan işlemler işyerinde yapılan yeni belirlemelerde elde edilen sürelerle gösterilir.

Çalışılmayan günlerin programa aktarılmasında da;

_ Çalışılmayan ve kısa rastlanan işlemler iki değişik karakterde olur:

İşlem parçalanmış biçimde yapılabilir.

İşlem parçalanamaz, başlanan iş bitirilmelidir.

_ Bu problemler programa ara terminler şeklinde aktarılır.

Başlangıç ara termini (makinelerin, ancak temel işinin bitiminden sonra gelebilmesi zorunluluğu),

Bitme ara termini (aşırı soğuklar başlamadan beton dökme işinin tamamlanması zorunluluğu),

Kritik yol, ara termin çözümlemelerinde başlangıçtan bitişe kadar sürmeyebilir.

6.4. Kutu Diyagramlar (Precedence Diagrams) :

Çözüm tekniği olarak CMP’e çok benzeyen kutu diyagramlarında, bir inşaat işinin planının

çıkartılması ve birbirini izleyen rutin işlemlerin kontrolü çok kolay olmaktadır.

6.5. L.O.B. (Line of Balance) Denge Diyagramları:

“Cyclogrammé” diye de adlandırılan denge diyagramları, verileri belirli tekrarlanan işlemli ve az

sayıda, rutin işlemli projelerde kullanılır. Demiryolu, kanal, baraj, toplu konut v. S işlerde sık sık kullanılan

bu diyagramlar aynı zamanda “Devre Diyagramları” olarak da kullanılabilir.

Bu teknikle gösterim serim şeklinde değildir. Ancak CPM ile birleştirilerek kullanılmaktadır.

Bu teknikte;

• Apsis, işin süresini (t=gün, hafta, ay vs.)

• Ordinat, yapılacak işin hacmini (v= kg, m3, m2, %, ton, adet vs.)

• İşlem doğrularının eğimi, işlemlerin hızlarını gösterir.

6.6.Kaynak Kullanımı (Resourse Allocation - Assignment):

1. Kaynak, işgücü, malzeme, para, gider, gelir, vs. gibi kullanılan yada kullanımına ihtiyaç duyulan

her şeye kaynak denir.

2. Kaynaklar projelerde ya mevcut bulunur (şirketin sahip olduğu mal varlığı, makine parkı), yada

kiralanırlar (makine-ekipman, borç, kredi, istihdam) yada satın alınarak temin edilirler.

3. Albert BATTERSBY’ye göre kaynak kullanımında başlıca amaçlar şunlardır:

Sabit süre-serbest kaynak kullanımı

Sabit Kaynak – Serbest Süre Optimizasyonu

Süre ve Kaynak Serbest - Gider Optimizasyonu